Una solución CRM (Customer Relationship Management), o de gestión de las relaciones con los clientes, es una herramienta que toda pequeña y mediana empresa (PYME) debería tener o, por lo menos, estar considerando su aplicación. Y ahora que se han convocado las ayudas para la transformación digital, por parte de las diferentes administraciones, es el momento ideal para que aquellas empresas que aún no lo han hecho, aprovechen la oportunidad.

El CRM es una herramienta que puede reunir todos los datos de tus clientes y prospectos (clientes potenciales) en un solo lugar, además de registrar y analizar todas las llamadas y correos electrónicos que intercambias con ellos. De esta forma, un CRM te ayuda a mejorar tu servicio al cliente e impulsar tus ventas.

Antes de seguir con algunos consejos y los mejores software CRM, repasemos brevemente en qué consiste este tipo de solución informática.

¿Qué es un CRM?

Un software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es una herramienta que permite gestionar todas las relaciones e interacciones de la empresa con sus clientes actuales y los clientes potenciales, o prospectos.

En concreto, un CRM ofrece a las empresas la posibilidad de mejorar las relaciones comerciales con su público objetivo y de esta forma escalar su negocio. Un sistema CRM ayuda a las empresas a mantenerse conectadas con sus clientes, a agilizar muchos procesos de marketing y ventas y, por consiguiente, a mejorar la rentabilidad.

Hoy en día, cuando hablamos de CRM, solemos referirnos a un sistema informático que puede ayudar a la gestión de los contactos, la gestión de las ventas, etc., pero el software de relación con el cliente tiene una serie de características y opciones que permiten desarrollar un número impresionante de tareas a lo largo del ciclo de vida del cliente, incluyendo el marketing, las ventas, el comercio digital, las interacciones de servicio al cliente, e incluso la gestión de proyectos.

¿Cuáles son los principales criterios para elegir un CRM?

En la actualidad existe una impresionante cantidad de herramientas de CRM a disposición de las pequeñas y medianas empresas. Lo más importante antes de elegir una para tu empresa es analizar las necesidades y buscar información sobre las soluciones que mejor se adaptan a tu negocio y tu estrategia empresarial.

Te doy algunas características que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión:

  • Manejo y facilidad de uso
    El manejo y la facilidad de uso son elementos esenciales en la elección, especialmente si no estás familiarizado con este tipo de software. Tanto el personal administrativo como los comerciales utilizarán el CRM todos los días del año, por lo que es importante elegir una herramienta que sea accesible para todos los empleados que tengan acceso a ella.
  • Una solución en la nube
    Cualquier profesional de las ventas sabe que trabajar con un CRM en la nube es una verdadera ventaja, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, ya que un CRM online online permite a los usuarios acceder a la herramienta en cualquier momento y desde cualquier lugar, y tener todos los datos de los clientes a golpe de ratón, o en la pantalla del móvil.
  • Integración y compatibilidad con las otras herramientas informáticas
    Antes de optar por una solución de CRM, comprueba que es compatible con tu plataforma de comercio electrónico y con todas las demás herramientas informáticas que se están usando en tu negocio. Muchos CRM se integran perfectamente con el software de terceros, y soluciones como HubSpot pueden incluso sustituir todo el software existente.
  • Seguimiento del túnel de conversión
    Una de las características más importantes de un CRM es la posibilidad de realizar un seguimiento de tus contactos a lo largo de todo el proceso de ventas, desde el contacto inicial hasta la fase de compra y retención. Por lo tanto, es esencial que el CRM sea capaz de realizar una amplia variedad de tareas a lo largo del túnel de conversión, como el envío automático de correos electrónicos basados en el comportamiento de tus clientes potenciales, la programación de llamadas telefónicas de seguimiento para tu equipo de ventas, etc.
  • La posibilidad de acceder a documentación online
    Cuando empieces a utilizar un CRM, seguro que te surgirán preguntas sobre el funcionamiento del nuevo software, sobre todo porque cada herramienta es diferente. Así que comprueba qué recursos tienes a tu disposición en Internet antes de decidir. HubSpot, por ejemplo, es famoso por la calidad de sus recursos y foros.

Para ayudarte a elegir la herramienta adecuada, aquí tienes una comparativa de los mejores CRM para pymes en 2022.

Los 6 mejores CRM del mercado

HubSpot

HubSpot es una de las marcas más conocidas de software CRM online, y el líder del mercado para las pequeñas y medianas empresas que buscan una solución eficaz con una excelente relación calidad-precio.

Fácil de usar y de aprender, el software de CRM de HubSpot ofrece una gran cantidad de funciones para seguir y gestionar el recorrido de tus clientes a través del canal de ventas.

Cuenta con una interfaz agradable que permite centralizar todas las fases del proceso de ventas desde un tablero personalizable, en el que puedes ver prácticamente todo lo que necesitas, desde la actividad de tus contactos hasta el rendimiento de tu equipo de ventas.

Lo que también me gusta de HubSpot es su aplicación móvil, que te permite hacer un seguimiento de tus contactos incluso cuando estás fuera de la oficina.

Las ventajas de Hubspot :

  • Interesantes posibilidades de integración con plataformas populares como Shopify, Magento, Salesforce, etc.
  • Hacer llamadas telefónicas directamente desde el CRM.
  • Puedes personalizar fácilmente las secuencias de correo electrónico para tus clientes y nuevos contactos.
  • HubSpot ofrece a sus clientes la posibilidad de gestionar hasta un millón de contactos.

El software de CRM es gratuito, pero para aprovechar todas las características de la plataforma Hubspot, tendrás que añadir diferentes “Hubs” (Marketing, Ventas, CMS, Servicio), que no son gratuitos. Hay varios paquetes disponibles: Starter, Pro y Enterprise (desde 41 euros al mes, según el número de usuarios).

Pipedrive

Pipedrive es otra herramienta de CRM muy utilizada por las pymes.

Con una interfaz visual y clara, siempre tendrás una visión general del proceso de ventas y podrás gestionarlo y controlarlo en todo momento.

Pipedrive se integra muy bien con los servicios de correo electrónico más populares, como Gmail o Outlook, y facilita la creación de informes de análisis.

Otra característica que destaca de esta herramienta es que es capaz de proporcionar previsiones de ventas.

Al igual que HubSpot, PipeDrive se comercializa con una aplicación que funciona con iOS y Android.

Las ventajas de Pipedrive:

  • Numerosas plantillas de correo electrónico personalizables
  • Herramienta muy potente para la prospección
  • Dispone de herramientas de análisis de tendencias y previsión de ventas
  • Tu base de datos estará en buenas manos gracias a un potente sistema de copia de seguridad y cifrado.

El precio empieza a partir de 12,50 euros al mes (plan Básico), y la opción más cara llega hasta los 99 euros al mes (plan Corporativo).

Zoho CRM

Zoho CRM es una solución CRM muy recomendada por sus usuarios. Debido a que esta solución es parte de la familia de Zoho , se puede utilizar sola o en conjunto con otras aplicaciones y servicios de la misma plataforma, lo que te da la capacidad de crear sistemas completos en la nube para gestionar todos los aspectos de tu negocio.

Zoho CRM es asequible, fácil de usar y no requiere un título de informática para su puesta en funcionamiento. Por supuesto, cuantas más personalizaciones adoptes y más integraciones necesites, más largo será el proceso de implantación, pero la configuración y el funcionamiento básicos son sencillos.

Las ventajas de Zoho CRM

  • Cuenta con una práctica aplicación móvil para consultar tus contactos y clientes desde cualquier lugar.
  • Incorpora funciones que activan escenarios programados en función del interés de los usuarios en tu negocio.
  • Dispone de una amplia gama de herramientas muy prácticas.

Sin duda, es una de las soluciones con mejor relación calidad-precio del mercado. Zoho CRM ofrece una versión de prueba gratuita de 15 días de su software. Y no tienes que poner tu tarjeta de crédito. A continuación, el precio empieza a partir de 14€ mensuales por usuario en la versión estándar.

Sendinblue

Sendinblue es conocido principalmente como una herramienta de gestión de campañas de email marketing y envío de boletines, pero tiene todas las características para integrarse en tu negocio como un potente CRM.

Gracias a las capacidades de automatización que ofrece Sendinblue, tus acciones de marketing entran en modo de piloto automático.

Aunque es menos potente que los que hemos examinado anteriormente, Sendinblue es el CRM más fácil de usar y tiene recursos bien diseñados para facilitar tu aprendizaje.

Una de las mejores funcionalidades de Sendinblue es su chat que se integra con tu sitio web y que incluye la posibilidad de enviar SMS a tus contactos y clientes.

Las ventajas de Sendinblue

  • Gran capacidad de automatización de las campañas de marketing
  • Capacidad para realizar test A/B
  • Creación rápida de páginas de destino y formularios de registro
  • Puedes segmentar tus contactos fácilmente

Sendinblue ofrece una versión básica gratuita, ideal para hacerse una idea del producto, y luego los paquetes Lite, Premium y Enterprise, cuyos precios varían en función del número de correos electrónicos que se quieran enviar.

ActiveCampaign

ActiveCampaign es, junto con Sendinblue, uno de los líderes en la automatización del marketing y su solución de CRM es utilizada por muchas empresas de todo el mundo.

Y es precisamente en la parte de “automatización” donde reside la principal ventaja de esta herramienta. Tanto si quieres automatizar tu proceso de ventas, como crear boletines informativos eficaces o aprovechar un chat integrado en tu sitio web, ActiveCampaign te ofrece todas estas funciones en bandeja.

En el lado negativo, la interfaz no siempre es fácil de usar y tiene un aspecto un poco anticuado, pero aparte de eso, ActiveCampaign cumple con creces su función.

Las ventajas de ActiveCampaign:
  • Creación automatizada de páginas de destino y escenarios
  • Perfecta gestión y visión de conjunto del proceso de venta
  • Segmentación muy eficaz de tu público objetivo
  • Muy buen servicio al cliente

ActiveCampaign no tiene una versión gratuita, pero ofrece un periodo de prueba gratuito. El paquete básico comienza en 9 dólares al mes.

Drip

Drip es una herramienta de CRM muy utilizada en el sector de los servicios, especialmente por empresas que trabajan en el comercio electrónico. Tiene una interfaz agradable y es fácil de usar.

El principal punto fuerte de este software de gestión de las relaciones con los clientes es su automatización y personalización. Con Drip, los equipos pueden crear flujos de trabajo y configurar campañas de correo electrónico totalmente automatizadas y personalizadas.

Drip también incluye una herramienta de evaluación de la intención de compra que puede analizar e identificar los momentos exactos en los que es más probable que tus clientes potenciales conviertan.

Como ventaja adicional, Drip se integra a la perfección con los servicios de correo electrónico favoritos y con plataformas de comercio electrónico populares como Shopify y WooCommerce.

Este CRM puede incluso ayudarte a crear flujos de trabajo para generar nuevos contactos en redes sociales como Facebook e Instagram.

Las ventajas de Drip:

  • Integración con muchos servicios de terceros
  • Posibilidad de personalizar el contenido en función del comportamiento de los clientes potenciales
  • Potentes informes de segmentación y actividad
  • Herramienta totalmente compatible con el comercio electrónico

Para hacerte una idea de lo que esta plataforma CRM puede hacer por tu negocio, puedes aprovechar la prueba gratuita de 14 días. Después, el precio mensual varía en función del número de contactos que tengas en tu lista de correos electrónico. Por ejemplo, para 500 contactos, la suscripción te costará 19 dólares al mes.

José Roldán

Diseñador web y consultor SEO